HR數位轉型

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2019/06/05 第436期  |  訂閱/退訂  |  看歷史報份  |  能力雜誌網站

精選文章 HR數位轉型
快篩人才 減少200小時
 

HR數位轉型
文/曾欣儀

各種新興科技正在重塑我們的世界,是否企業都準備好變得更Smart了呢?依據戴爾科技公司(Dell Technologies)於2019年1月發表的《數位化轉型指數II》(Digital Transformation Index II),雖然全球78%的企業認同數位轉型應該更全面發展,但也有半數擔心在未來5年內跟不上多樣變化的客戶需求,更有3成的企業擔心會被拋在後面。

這些信號正預示著再不變,企業就要落後了!然而,面對即將來襲的數位浪潮,企業、求職者及HR究竟該如何因應?

RPA、APP共同出擊 就是要員工有Fu

企業想打造數位新體質,舊有的工作習慣與經驗將不再適用,如何讓員工認同、進而擁抱改變?勤業眾信聯合會計師事務所認為,改善工作痛點、還要員工有感最重要!勤業眾信去年就踏上數位轉型的道路,成立「科技創新中心」,廣招資料、科技相關背景的成員加入。

科技創新長柯志賢希望改造同仁工作流程,也為顧問部門提供更多新的可能性。像是導入RPA以後,機器人會自動彙整會計師要繳交的Time Report,也能發-mail提醒遲交的同仁。不只減輕工作負擔,柯志賢說,「這些相關技術跟經驗,都能變成客戶對公司顧問服務的信心和口碑,自己怎麼做就拿給客戶看,這是最直接、最有說服力的。」

但是雲端、RPA等,如果不是直接受惠的當事人,可能就對這些改變無感,柯志賢鄭重地說,「想要迎戰下個世代,這是不可或缺的基礎工程。像是一個城市想要持續發展壯大,下水道工程就是少不了的。」為此柯志賢更催生事務所專屬的APP「MyD. Life」,整合了訂餐功能、表單簽核等,讓工作、生活更便利,同仁對科技創新才能更有感、更支持。

職涯教練Myca帶路 AI打造過半滿意度

談起要讓員工有感,身為全球科技大廠的IBM近年推動HR數位變革、認知型企業,將「員工體驗」放在第一位思考,最終讓員工滿意度普遍提昇5成以上,他們又是怎麼做到的?

「解決人的問題才能解決一切事情。」IBM人資長Diane Gherson曾表示,員工工作時的感覺,會影響客戶滿意度,因此HR專家需具備營造員工體驗的能力,讓員工有舒適的工作氛圍。台灣IBM全球企業諮詢服務事業群(GBS)資深顧問協理俞莉蓁進一步說明,從應徵者求職到就職後的職涯規劃,IBM都充分運用自身的AI優勢來全面改造。

例如:Watson Recruitment能依職務、適配度列出求職者清單給HR參考;新人在到職前就會被加入Slack群組內,可隨時發問;在學習平台「Your Learning」上完成某些課程及通過考試,更可獲得第三方認證的數位徽章(Digital Badge),增加員工帶得走的個人資產;聊天機器人Myca則是員工的職涯教練,俞莉蓁說,「它會根據員工的技能、興趣與優勢,提供個別化職業發展的建議。」

HR的部分工作交由機器人分憂解勞後,更不必擔心會被AI取代,其工作價值將轉為更有競爭力的顧問、策略規劃,俞莉蓁解釋道,「現在與未來的人資工作型態會變成鑽石形─10%行政工作、60%創造員工體驗、30%策略規劃。」

交給AI與專業 系統找人才更精準

不過,就算意識到該立即啟動組織及HR的數位轉型,如果暫時缺乏預算與資源又該怎麼辦?HRDA智能視頻面試系統主力開發人員洪國恩建議,企業可以從HR單方面切入,先運用AI工具減輕負擔,同時還能找到更適合企業與職務的人。

「其實HR在找不同領域人才的時候,比如說資訊、財會、工程方面的人才,因為這不是他們專精的,就無法快速判斷這個人夠不夠專業、是不是適合這個職務。」洪國恩說,「特別是大型企業的HR,因為公司分工分得很細,如果找了一個專業能力不夠的人來,那HR也很無辜啊!」而這個時候就是AI面試官能切入協助的地方。

HR可以利用-mail發送邀請碼,面試者在線上回答面試題目後,系統依面試者的表情、動作等評估其人格特質,並出具報告與錄影供企業進行初篩(First Screening)。邀約真人面試時就能更深入了解這個人,縮短從招聘、選人、用人的時間與流程。而面對數位變革後的HR工作,又該有什麼心理準備?洪國恩再三強調心態很重要,「HR要有不怕新科技、勇於接觸學習的心態。」

了解自己、產業 AR+VR體驗上工

那麼,對求職者而言又該如何乘上數位轉型的東風,順利贏得聘書?清華大學電機工程學系副教授李祈均建議大家不要把AI想得很恐怖,但可以多強化溝通表達能力來讓自己勝出。「AI面試就是很多自動化判斷的過程,判斷的標準也是人給予的,AI只是判斷得更快、更準。這項改變相當於把紙本履歷換成互動履歷、人體履歷,履歷內容雖然都是自己過往的經驗表現,但HR不只會看你做過什麼,也看你怎麼表達。我講出來的話就代表『我』,我的表達能力就是我的履歷!」

勞動部勞動力發展署桃竹苗分署分署長賴家仁也提醒,「好工作不一定適合自己的個性,不管面試工具如何演變,找工作最重要的還是先了解自己。對於AI面試,建議求職者投入更多準備,了解應徵公司的產業定位、產品特性、組織等相關問題及加強專業知能。」

但新科技AI、物聯網已大幅改變產業生態與結構,在投入職場前還是要多接觸了解,「大部分的人對職業的了解多半來自就讀的科系或家人親戚的職業,很難了解不同產業的工作。」賈桃樂學習主題館執行長林清雅介紹館內的實物、擴增實境(Augmented Reality, AR)、虛擬實境(Virtual Reality, VR)相關體驗與互動遊戲,從採茶遊戲、模擬面試、無塵室工作體驗等,在求職前搶先試用這些新技術,了解自己與職業才能更精準應徵,一擊即中!

根據美世顧問公司(Mercer)發佈的《2019年全球人才趨勢報告》(Global Talnet Trends 2019),有73%的高管預測未來3年會出現重大崩解(Disruption),但2018年這一比例僅為26%,能看出人才市場的風向越變越快。而員工流失和員工信任度下降將是未來1年內的挑戰,因此,HR轉型工作該怎麼推動?「以人為本」又該如何做,才能加速轉換企業組織的DNA?欲知更精彩報導,請看本期《能力雜誌》。

【本文出自《能力雜誌》2019年6月號;訂能力電子雜誌;非經同意不得轉載、刊登】

快篩人才 減少200小時
文/周尚勤

猜猜看,如果想要進入全球500強企業之一,美妝龍頭品牌萊雅集團(L’Oréal)工作,應徵時需要做什麼準備呢?美國有線電視新聞網CNN說:先準備跟人工智慧(Artificial Intelligence, AI)機器人聊天吧!

減少200小時的人才快篩

企業招募員工時,最大的難題是如何在應徵信如雪片般飛來時,挑出最合適的人選;換到求職者的角度來看,許多人找工作最苦惱的是:投履歷總是石沉大海,或得耗費好幾個月苦等消息。現在,這些困擾都有機會獲得改善,越來越多國際企業正利用AI徵才,為聘僱雙方帶來福音。

萊雅就是這些企業中的一員。每年大約會有近百萬個求職者,共同爭取萊雅集團中的1萬5,000個職缺。如此龐大的應徵者基數,對人資部門當然是沉重的負擔,「我們真的希望能節省時間,把心力放在具備品質、多元化的求職者上。對我們來說,AI解決方案,就是加快應對這些挑戰的最佳方式。」萊雅人力資源部門全球副總裁Eva Azoulay說。

因此,在招募新員工的第一階段,萊雅集團利用AI聊天機器人Mya來處理例行的詢問、初步篩選;當通過的候選者進入下一階段後,再由AI軟體Seedlink針對其回答開放式問題的表現進行評分。Azoulay表示,這讓萊雅能接觸到原本看起來沒那麼起眼的面試者。除此之外,還節省了許多時間,根據萊雅在一次實習計畫中招募多元化團隊的經驗,負責招聘的人員工作時間比起以往減少了200小時。CNN形容,萊雅的選擇是「聰明的招聘」。

AI掀起徵才新變革

將AI科技導入人力資源的應用並不限於萊雅集團,在各國也已經吹起一股風潮,使招聘工作進入了全新世代。專業人士社群網站領英(LinkedIn)在訪談全球9,000名人才領袖與招募主管後,於2018年發佈《2018年全球招聘趨勢報告》(2018 Global Recruiting Trends Report)指出,AI科技正是人力資源領域的4大趨勢之一。更有35%受訪者認為,AI是影響招聘工作的首要趨勢,也可能接手某些人力資源工作中重複的區塊,例如:自動化搜尋並快速找到符合企業所需的面試者、在與面試者對談前自動篩選,或是由聊天機器人執行面試與回答面試者的問題。

國際間,許多結合AI技術與招聘的相關應用也紛紛冒出頭,被企業們納入正式的徵才流程中。例如:俄國Stafory公司推出的面試機器人Vera,結合情緒辨識系統,不僅可像人類自然說話,也可在適當時機理解人類話語並給予互動和反應;美國的HireVue機器人,則結合視訊、互動遊戲等,為面試者打分數;另一家招募軟體新創公司VCV則透過由求職者預錄的影像,協助招聘人員評估其情緒和行為模式,以及是否適合該公司,全球最大菸草公司PMI、食品公司達能(Groupe Danone)、會計師事務所普華永道(PricewaterhouseCoopers, PwC),都是它的客戶。

找出客觀的最佳解

美國商業雜誌《富比世》(Forbes)專欄指出,由於就業市場仍有大量空缺急需填補,招聘人員把迅速找到合適人選作為首要目標,然而這個目標卻因面臨複雜的人才庫,而顯得更加困難。想要以「聰明、有創意且快速」的方法吸引並招聘員工,AI正好符合需求。

首先,聰明的AI可以代替招聘過程中的人際互動,它能透過抓取履歷、社交媒體資料,來理解面試者的相關經驗,並為面試者打分數,這有助於減少在招聘前期的耗時工作與壓力。

其次,雖然AI不能完全取代招聘人員與求職者之間的對話,但它確實能讓招聘人有更多機會形成聰明的錄用決定。《富比世》專欄舉例,「文化訪談」(Culture Interviews)是近年來逐漸流行的方法之一,它把對求職者的評估過程化成一個簡單的問題,像是:「我會和這個人一起喝杯啤酒嗎?」根據《紐約時報》(New York Times)報導,有研究發現這類缺乏系統的訪談,不但無關緊要,也可能會掩蓋求職者其他重要的品質。

為什麼?這項研究的作者Jason Dana解釋,「關鍵在於人類會將訪談中取得的訊息自動轉為連貫的敘述,並且忍不住去『找尋訊號』。」反之,AI只專注的蒐集資訊,對於求職者的回答中可能有的「弦外之音」漠不關心,這有助於消除成見和偏好,確保招聘人員可以集中精力和預算,以便做出最佳的決定。

第一印象不再管用

根據英國國家廣播公司BBC報導,瑞典斯德哥爾摩最大招聘公司之一TNG表示,通常招聘人員只要7秒就對求職者形成第一印象;大約5到15分鐘,就能做出決定,而面試機器人是希望能克服招聘人員的潛意識偏見(Unconscious Biases)。

潛意識偏見包括在面試過程的隨意對話中,根據求職者的性別、種族、教育程度、外表等,對一個人的能力做出假設和判斷。當面試官問求職者:「喜歡打高爾夫球嗎?」如果兩人興趣一致,或許就能留下好印象,然而,面試機器人不會和面試者這樣閒聊,如此一來就能免除人類先入為主的偏好與偏見。

總的來說,就如英國倫敦的人力資源科技新創公司Recruitment SMART研究指出,AI面試對聘僱雙方,都有益處。對企業而言,能夠快速讀取面試者履歷、加快招募流程;對面試者而言,聊天機器人可以快速、清楚的提供更多資訊。領英發佈的調查顯示,高達67%的招聘者認為,透過AI可以節省時間,也有助於移除招聘過程中可能產生的偏見。

雖然AI目前暫時還無法替業主決定:是否應該聘請特定的求職者?但AI目前已能做到幫人資部門省下不少「洪荒之力」,分擔招聘流程中的各種任務,當AI幫招募者節約越多時間,也就留下更多HR思考、評估的空間,以便最終做出人才決策。

【本文出自《能力雜誌》2019年6月號;訂能力電子雜誌;非經同意不得轉載、刊登】

 

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