HBR電子報:時間管理:邁向成功基本功

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》焦點企劃 執行長的時間管理大法
》精選文摘 告別「代辦清單」,改用「時間箱」
代班讓工作爆量?六大策略幫你解套
》活動快遞 《盧希鵬的第二曲線講堂》
 
2019.02.14 第458期

執行長的時間管理大法

麥可.波特( Michael E. Porter) , 尼汀.諾瑞亞 (Nitin Nohria)

在管理詞彙中,執行長是領導象徵。但令人驚訝的是,大家對這個獨特角色的了解卻很少。雖然執行長是公司的最終權力人物,可是他們面對別人鮮少知道的挑戰和限制。

管理全球化的大公司是非常複雜的工作。組織的管理工作範圍非常廣泛,涵蓋各種職能的待辦要務、事業單位待辦要務、多個組織層級,還有極多外部事務。它也涉及形形色色的利害關係群體:股東、顧客、員工、董事會、媒體、政府、社區組織等等。與其他高階主管不同的是,執行長必須應付所有這些群體。此外,不論時機好壞,執行長都是組織內部和對外的代表人物。

當然,執行長擁有很多可運用的協助和資源,但組織沒有人比他們更嚴重缺乏一種資源,那就是時間。執行長從來沒有足夠時間完整執行所有職責。儘管如此,執行長仍然必須為組織的所有工作負責。

執行長用什麼方式分配時間和出席活動(選擇親自參與哪些活動)很重要,不只對他們自己的效能,對公司的表現也非常重要。執行長參與哪些活動和如何參與,會決定哪些事情能獲得執行,並向其他人顯示哪些是優先事項。這些選擇也影響執行長的正當性。執行長若是與同事相處的時間太少,會顯得疏離冷淡,而且不了解周遭情況;若花太多時間直接做決定,則可能被視為管得太瑣碎,並損害員工的主動性。因此,執行長的時程表可顯示領導人的領導作風,並向組織裡其他人發出強烈的訊息(其實任何領導人的時間表都是如此)。

了解執行長如何分配時間,並讓他們的時間發揮更大效益,這方面一直欠缺一個重要環節,那就是有關他們實際行事的系統性資料。這方面的研究通常只涵蓋少數幾個執行長,像是亨利.明茲柏格(Henry Mintzberg)1973年密切觀察五名執行長(其中有幾位是非營利組織領導人),對每個人觀察五天;另有一些研究則是仰賴針對短期間的大規模意見調查,像是《哈佛商業評論》的拉法艾拉.薩丹(Raffaella Sadun)2017年持續一個星期,每天對六個國家許多不同企業的1,114名執行長做電話訪問調查。

我們在2006年展開的研究,首次完整而詳細地探究,複雜的大型企業執行長如何使用時間。迄今我們追蹤了27個執行長分配時間的方式(兩名女性和25名男性執行長),對每位執行長持續追蹤一整季(三個月)。這些執行長負責的企業大多是股票上市公司,在研究期間,所有這些公司平均年營收131億美元。這些領導人都曾參加「新執行長工作坊」(New CEO Workshop),這項密集講習計畫,每年分兩批邀請大企業新任命的執行長到哈佛商學院上課,每一批有10到12人,迄今參加過的執行長略超過三百名。

在這項研究中,每一個執行長的行政助理都接受訓練,以15分鐘為基本單位,記錄執行長每週七天、每天24小時的行事日程,並定期與執行長查對這份紀錄。這些累積資料組,顯示執行長把時間花在什麼地方、做了什麼、與誰在一起,還有從事什麼活動、主題和工作。這些紀錄也涵蓋執行長在工作之外的行事,因此我們可以看到他們如何平衡工作與私人生活。全部加起來,我們總共收集和記錄了這些執行長將近六萬小時的資料。

執行長完成時間追蹤階段的工作後,我們讓這些執行長看他們自己的資料,並與我們曾研究過的其他執行長的資料做比較(資料是匿名的)。進行這些密集簡報說明時,執行長常會反思他們在管理時間方面的壓力、他們曾犯的錯誤,以及學到的教訓。我們也讓參加新執行長工作坊的每一個人看這些資料。在討論中,執行長經常把管理時間列為他們最大的挑戰之一。這些觀察、問答,以及他們表示自己分配時間的做法,都進一步加強我們的了解。

本文會進行以下三件事:

首先,我們將對這些資料提供描述性的分析。執行長用於工作和私人活動的時間各有多少?他們用於開會和獨自思考反省的時間各有多少?他們仰賴電子郵件和當面交談的程度比較起來如何?他們花較多時間在公司裡面或外面,花較多時間在顧客或投資人?我們將回答這些問題,以及其他許多問題。 …【閱讀全文】

告別「代辦清單」,改用「時間箱」

馬克.趙–桑德斯 (Marc Zao-Sanders)

我拋棄過去非常嚴格遵守的待辦清單(每日工作計畫),轉而採用行事曆系統,這又被稱作「時間箱」(借用敏捷專案管理的用語)。馬科維茨對待辦清單的五項批評,全都昭然若揭。我們研究了一百項生產力密技,時間箱被評為最實用的技巧。而我在過去幾年裡,也發現了時間箱的其他幾項好處,在此跟各位分享。 …【閱讀全文】

代班讓工作爆量?六大策略幫你解套

伊莉莎白.葛瑞斯.松德斯( Elizabeth Grace Saunders)

如果不只一人不在辦公室,或有人因病假、公休假或產假而缺席比較久,這種超載的感覺就可能更嚴重。如果你必須接手兩人以上的工作量,該怎麼辦?你是否拚命努力工作,設法為每一個人做每一件工作?你是否直接放棄,然後希望每個人回到工作崗位時,後果別太糟?或者,有沒有折衷的解決方案? 身為時間管理教練,我相信最佳選擇是前述最後一項,也就是找出一個折衷的解決方法,讓你最重要的事都能跟上進度,你也不需肩負數個工作的全部重擔。以下六個策略,能幫助你達成這種微妙的平衡。 … 【閱讀全文】

《盧希鵬的第二曲線講堂》

活動時間:2019/3/27 (三) 13:30-17:00

活動地點:公務人力發展學堂‧卓越堂 (臺北市大安區新生南路三段30號)

第二曲線來了,你的位置在哪邊?

用3個小時掌握盧教授淬鍊20年的創新思維,

看到別人沒有看到的秘密,打造個人與企業創新的第二曲線!… 【活動詳情】

 

 

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