HBR電子報:人人都會犯的五種簡報錯誤,你是哪一種?

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2018.12.13 第449期

人人都會犯的五種簡報錯誤

南希.杜爾特( Nancy Duarte)

們都知道,聽一場糟糕的簡報有多痛苦。聽別人簡報時,很容易就能挑出缺點:太冗長、太無聊、太難懂等等。但等到我們自己上台報告,很多人都會犯下同樣的錯誤。

以下是五種最常見的錯誤,以及一些避免錯誤的訣竅。

1. 沒有放感情

只是「陳述事實」,可能抓不住聽眾的注意力,即使在商務情境下也不例外。不論主題或聽眾多麼理性,簡報都應放進感情。不僅要打動聽眾的腦,也要打動他們的心。要設法讓簡報的呈現、資料、證據、邏輯推演和其他分析內容,加入情感成分。舉例來說,開場時可以講個聽眾心有戚戚的故事,或是運用比喻,讓你的資料更有意義。

想挖掘出你想法當中的情感吸引力,可以問自己一系列的「為什麼?」例如,想讓人付錢購買雲端儲存服務時,可以先問「我們為什麼需要雲端儲存?」而答案可能是「方便與遠地同事分享資料」。接著再問,為什麼需要做到這一點,一步一步,最後總能找出會受到你這個想法影響的人。假設你最後的答案是「協助遠方同事協調賑災行動、拯救生命。」這就是你可以用來抓住情感的關鍵了。找到這個關鍵,就更容易找出適當的字眼和圖像,來激發同理心和支持。

2. 對投影片要求太多

PowerPoint可以是很好的工具,但你應想清楚你想用它來做什麼。只要做到那件事就好,別再要求更多。若是在一份投影片裡放進太多內容,就會出現問題。如果你把所有重點塞進投影片,以免漏講,最後導致簡報時根本等於放上整份文件。(賈爾.雷諾茲〔Garr Reynolds〕很貼切地把這種多頭怪獸般的投影片稱為「投影文件」〔slideument〕。)沒有人想聽這種照本宣科的簡報。這很無趣,而且讓聽眾自己看還更有效率。所以,千萬別把所有內容全部放上去,羅列所有重點。要給自己提詞用的內容,就該放在「備忘稿」那一欄,別讓聽眾看到;只讓能夠加強你想法的畫面投影出來。如果你必須在簡報後發送相關文件呢?把你從投影片裡抽掉、放到「備忘稿」裡的所有內容,匯整成為會後分發的參考文件。

3. 使用老掉牙的視覺呈現方式

最讓人兩眼無神的,就是很老套的視覺呈現方式。想讓自己的簡報不同於你的聽眾之前曾看過的簡報嗎(而且是好的那一種)?先腦力激盪,想出許多視覺概念;然後,把最早想到的全部排除。你最早想到的,別人也都會想到,正因如此,你才會在別人的簡報裡已看過數次了。為你想講的每個概念,想出幾種視覺呈現,就能逐漸想出原創的做法。 …【閱讀全文】

跟著編劇學會電梯簡報

卡曼.蓋洛 (Carmine Gallo)

最愛的電影在真正上映之前很久,相關人員會先在推銷說明會(pitch meeting)裡作報告。好萊塢的編劇大概會用三至五分鐘提出自己的構想,但製片人大概只會花45秒決定是否要投資。具體來說,製片會注意聽是否有短句摘要(logline),也就是用一、兩句話來說明整部電影的主題。如果沒有短句摘要,這個構想往往就推銷不出去。 推銷得出去的劇本構想,就該有個有賣點的短句摘要,這一點對任何領域的創新者,都是很有價值的啟示。最有價值的創新,為充滿挑戰性的難題提出全新的解決方法。但若沒有投資人的支持,就算最佳構想也可能永遠無法順利執行。想要影響那些能讓你實現構想的人,就得用令人興奮、開門見山的方式來推銷你的構想。而這一切就從短句摘要開始,這是所有編劇都已嫻熟的藝術。…【閱讀全文】

打造超吸睛的線上研討會簡報

多莉.克拉克 (Dorie Clark)

愈來愈多企業都在培養全球員工和國際客戶群,所以遠距作報告的需求就增加了。多年來,電話會議都是最好的選擇,不過在過去五年,隨著網際網路的速度和視訊會議技術都已發展得夠好,足以支援轉向採用直播影音串流(live video streaming)。但在線上研討會(webinar)裡作報告時,往往無法看到聽眾的回應狀況,因此有時會讓人覺得不安且尷尬。 過去幾年,為了宣傳我的新書、舉辦客戶訓練、還有教授高階主管教育課程,我進行過數百場線上研討會。我發現有一些策略最能有效吸引高階主管聽眾,說明如下。 … 【閱讀全文】

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