Email其實是你沒有效率的元兇!你該學會的「80/20」時間管理法則

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2016/11/10 第586期  |  訂閱/退訂  |  看歷史報份  |  經理人月刊網站  |  經理人粉絲團  |  

 
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我總是向外尋求「力量」與「自信」,但它們其實來自於內心,而且一直都在。
I was always looking outside myself for strength and confidence but it comes from within. It is there all the time.

--安娜·佛洛伊德(Anna Froyd) 心理學家

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Email其實是你沒有效率的元兇!你該學會的「80/20」時間管理法則

總是覺得時間不夠?希望一天能有48小時處理完所有工作?試問自己一天「真正」用在工作上的時間有多少?這些浪費掉的時間真的有讓你的事業進步嗎?其實不是工作永遠做不完,而是你沒有妥善做好時間管理。本文與大家分享如何在有限時間內,讓工作價值最大化。

本文兩大重點:1.停止浪費時間的80/20法則 。2.三個節省時間的地方。

1.停止浪費時間的80/20法則

80/20法則,又稱為帕雷托法則(Pareto Principle),此法則指出大多數的影響是由少數事件所造成,80%的成果是由20%的投入產生。這個法則同樣也能運用在時間管理上,大多數人並沒有明智地過生活或經營事業,許多人追逐無數個無關緊要的目標,卻沒有得到真正的結果。只有當我專注把時間花費在處理重要的事情上,這些成果才會有價值。

然而要如何運用80/20法則,並妥善管理時間?廣告行銷公司Perry S. Marshall & Associates執行長Perry Marshall在知名商業媒體Entrepreneur上分享,許多創業家總想要自己完成所有的工作,不論是花六個小時清除電腦病毒,或修理漏水的水龍頭,總認為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作,頂多只能讓你一小時內賺到十塊美金,而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事,像是帶領團隊執行企劃案或是研究公司的商業模式。

許多具有前景的新創事業,常被這些零碎的工作耽誤,忽略了真正重要的工作,造成失敗。許多人聽到「時間管理」會誤以為是日程表、時間規劃表或是完成所有事情。但你並不會因為完成所有事情,而讓公司變得更好。企業會雇用專人負責較艱難的工作,例如需要高度技能的行銷與公關等職位。然而,面對瑣碎的工作時,公司會雇用人幫你洗衣服或是整理Email嗎?

Perry Marshell提出了以下三點,希望能幫助企業家停止浪費時間,並將這些節省下來的時間花費在更重要的事情上:

A.聘請幫手與個人助理

當你已經能在一年之內賺取上千美金時,你最重要的工作就是將時間留給你的核心事業。也因此,如果在家裡還需要花費時間刷馬桶、煮菜,這些都僅是浪費時間而已。你應該要雇用專人負責這些事,除了為別人增加工作機會之外,他們的專業技能絕對比你自己還好。如果全美的企業家都雇用人幫他們丟垃圾,更能降低5%的失業率。

除此之外,更應該雇用個人助理來處理電腦方面的工作。Marshell自己也雇用需要工作的人擔任助理。一開始助理只是做些簡單的工作如更換暖爐芯,與將車子送修等等。在工作熟悉六個月後,助理已經有能力去處理較艱難的任務,像是有條理地整理出信箱中的重要郵件。這對企業家來說非常重要,省下來的時間可是比金子還要有價值。

B.找出最重要的工作

除了聘用專人做工作為你節省時間之外,自己也應該在所有工作中辨別出最重要的工作。許多人會為了「效率」,覺得自己來做事比較快完成,而因此去做那些瑣碎且價值不大的工作,例如自己用吸塵器吸地毯或逐個聆聽語音郵件,這對企業家來說是非常浪費時間,且沒有運用到80/20法則。在做工作時應該問問自己,我現在在做的事真的非我不可嗎?這些是不是低技術性的工作,我可以聘用別人來完成呢?我是否要停止手頭上擠在一起的工作?

除此之外,要讓工作更有效率也該找出最適合自己工作的時間…詳全文

 

 

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